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Auslandsbeglaubigung
„Die ganze Welt zu Gast“

Zwei Mitarbeiterinnen

Angelika Mapapa (links) und Ulrike Göcke (rechts) sind die Expertinnen für Auslandsbeglaubigungen der Bezirksregierung Münster. © Bezirksregierung Münster

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Wer im Ausland heiraten oder arbeiten möchte, der trifft im Regierungsbezirk Münster meist auf Ulrike Göcke und Angelika Mapapa von der Bezirksregierung Münster. Denn die beiden bestätigen die Echtheit und Richtigkeit von deutschen öffentlichen Urkunden für das Ausland, zum Beispiel: Geburts-, Heirats- oder Hochschulurkunden. Je nachdem, für welches Land die Dokumente benötigt werden, beglaubigen oder apostillieren die beiden öffentliche Urkunden.

„Unsere Arbeit ist total interessant. Ich sage immer: Wir haben hier die ganze Welt zu Gast – weil wir mit so vielen Nationalitäten zu tun haben“, erklärt Ulrike Göcke aus Rosendahl. Sie und ihre Kollegin Angelika Mapapa aus Münster arbeiten seit elf Jahren zusammen im Dezernat für Ordnungsrecht.

Nachfrage steigt

Der Bedarf an Apostillen ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Bereits in diesem Jahr wurden bis Mitte Mai 1.715 Apostillen ausgestellt. Im Jahr 2000 wurden noch 1.000 Apostillen erstellt, heute sind es über 4.000 im gesamten Jahr. „Ein Grund für die große Nachfrage ist die Globalisierung. Die Menschen leben und arbeiten internationaler“, erklärt Ulrike Göcke. Einen weiteren Grund für die steigende Nachfrage sieht Angelika Mapapa auch in der Digitalisierung: „Es ist leichter geworden, Urkunden und Dokumente zu fälschen. Die Apostille gibt dann Sicherheit und eine verlässliche Auskunft über die Echtheit eines Dokuments“.

Weltkugel in den Händen

© kbuntu/Fotolia

Bewegende Geschichten

Die Echtheitsbestätigung von Dokumenten ist ein schnelles und auch förmliches Verfahren, aber die beiden Apostillen-Expertinnen erfahren auch von den bewegenden Geschichten, die hinter den  Anträgen liegen. Viele Menschen wissen gar nicht, dass sie eine Apostille für ihr Vorhaben brauchen. „Vor ein paar Wochen hatte ich einen Mann am Telefon“, erzählt Ulrike Göcke, „– ganz aufgelöst – und sagte zu mir: Ich stand gerade auf dem Standesamt und konnte nicht heiraten. Ich muss morgen unbedingt zu Ihnen kommen.“  „Manchmal gibt es auch sehr traurige Situationen“, sagt Angelika Mapapa. „Einmal haben mir Eltern die Sterbeurkunde von ihrem Kind gebracht, die apostilliert werden sollte. Sie wollten den Leichnam in ihr Heimatland überführen. Anhand der Geburtsdaten konnte ich sehen, dass das Kind noch ganz jung war – da habe ich sofort eine Gänsehaut bekommen.“

Beglaubigung oder Apostille

In vielen Fällen werden im Ausland öffentliche Urkunden aus Deutschland nur anerkannt, wenn ihre Echtheit und Richtigkeit festgestellt wurde. Es gibt zwei unterschiedliche internationale Verfahren, mit denen sich das feststellen lässt: Beglaubigung und Apostille. Welches Verfahren angewendet wird, hängt davon ab, ob der Staat, für den, die Dokumente gebraucht werden, dem Haager Übereinkommen beigetreten sind. Zu den Apostille-Ländern gehören zum Beispiel: Niederlande, USA oder Türkei. Eine Geburtsurkunde mit einer Apostille ersetzt jedoch nicht ein Reisedokument.

Wenn ein öffentliches Dokument von der Bezirksregierung Münster eine Beglaubigung erhält, muss der Antragsteller das beglaubigte Dokument noch zusätzlich legalisieren lassen. Die Legalisation wird von den Botschaften und Konsulaten des Staates vorgenommen, in dem die Urkunde benötigt wird. Zuständig dafür sind die Botschaften und Konsulate in der Bundesrepublik Deutschland. Einige Auslandsvertretungen verlangen vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt.

Auslandsbeglaubigung

Abbildung einer Geburtsurkunde

© Bezirksregierung Münster

Ulrike Göcke und Angelika Mapapa können sich mit den Kunden in englischer Sprache verständigen und auch wenn die Kunden einmal kein Englisch sprechen, verstehen sie sich trotzdem.
„Ein Kunde konnte mal nur arabisch und dann hat er einen Verwandten angerufen, der über Lautsprecher vom Handy gedolmetscht hat. Irgendwie klappt es immer“, sagt Mapapa.

Zuständige Behörde

 „Nicht der aktuelle Wohnort, sondern der Ausstellungsort der Urkunde ist entscheidend“, erklärt Angelika Mapapa. Die Bezirksregierung Münster apostilliert/beglaubigt alle im Regierungsbezirk Münster ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind. „Zum Beispiel kommen häufig Niederländer zur Bezirksregierung Münster, die im Grenzgebiet wohnen. Sie besitzen einen niederländischen Pass und haben in Deutschland ein Kind bekommen. Die Meldebescheinigung braucht dann eine Apostille, damit das Kind in den Niederlanden gemeldet werden kann.  In den Niederlanden muss das Kind nämlich innerhalb von zwei Tagen nach der Geburt gemeldet werden,“ berichtet Angelika Mapapa.

Die beiden Apostillen-Expertinnen der Bezirksregierung Münster werden oft mit weiteren Fragen gelöchert: Wo kann ich meine Schulzeugnisse oder gerichtliche Urkunden beglaubigen lassen? Ulrike Göcke hat für alle einen generellen Tipp: Persönliche Angelegenheiten, wie zum Beispiel eine Heirat oder die Geburt eines Kindes immer auch im Heimatland melden und sich frühzeitig über das Verfahren informieren. Dann gibt es auf dem Standesamt auch keine Überraschungen.

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